Hausmesse, Tag der offenen Tür oder verkaufsoffener Sonntag: Chancen zur Kundenbindung nutzen

Ein Tag der offenen Tür ist eine großartige Gelegenheit, um Ihr Unternehmen zu präsentieren und potenzielle Kunden zu begeistern. Ich war letztes Wochenende auf einem solchen. Ein Tag der offenen Tür als Chance zur Kundenbindung und Frau Kistner (lediglich als Gast) mittendrin. Und eine Fülle an “DAS GEHT BESSER. VERSPROCHEN.” von der Begrüßung bis zur Verabschiedung, von Kleinigkeiten bis zur Grundeinstellung war zu sehen. 

An einem Tag der offenen Tür wird jede Hand gebraucht, soweit klar. Vom Aufbau bis zum Abbau ist jeder auf den Beinen, der zum Unternehmen gehört. Und sobald die ersten Gäste kommen, repräsentiert jedes Teammitglied das Unternehmen. Ganz gleich, ob man normalerweise Kundenkontakt hat oder nicht. Ein Namensschild ans Hemd oder die Bluse und los geht’s! Wirklich? Nein, so einfach geht das eben nicht. 

Ein Tag der offenen Tür ist eine exzellente Chance zur Kundenbindung und bietet Chancen für neue Kundenbeziehungen

Besagter Tag der offenen Tür war in einer kleinen Stadt am Rhein, wo das schöne sogenannte Obere Mittelrheintal beginnt – auf einem recht großen Gelände im Industriegebiet. Dort zu sehen gab es eine Vielzahl an Baumaschinen, Einblicke in moderne Bauplanung mit Drohnenvermessung und künstlicher Intelligenz und natürlich gute Verpflegung. Soweit so gut geplant. Das Unternehmen hat viele Standorte in ganz Deutschland, die solch einen Tag der offenen Tür durchführen (nach und nach), so dass man von einer gewissen – jedenfalls planerischen – Routine ausgehen kann. Daher lief auch alles reibungslos für das ungeübte Auge. Optimierungspotential sehe ich nicht darin, vegane Milchalternativen zum Kaffee anzubieten oder eine andere musikalische Begleitung (Das Duo stand fleißig singend etwas unbeachtet in der Mittagshitze rum und tat mir leid.) zu buchen, keineswegs. Um solche Dinge geht es mir in diesem Beitrag nicht. Aber die Schnittstellen mit Gästen (Kundschaft, Lieferanten, etc.) waren verbesserungswürdig. Lassen Sie mich etwas ausholen: 

Der Fokus muss auf den Gästen liegen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gab es zur Genüge. Einige Pavillons und Sonnenschirme an den verschiedenen Stationen waren mit Teammitgliedern gefüllt. Und da liegt das Problem. Ein Tag der offenen Tür ist eben keine Firmenfeier. Und daher auch nicht der richtige Moment, um sich mal endlich in lockerer Atmosphäre auszutauschen, zu klönen, die jeweiligen Partnerinnen und Partner nebst Kindern kennenzulernen, mal ein Bierchen miteinander zu trinken. Alles, wozu man sonst im Arbeitsalltag nie dazu kommt. Das lässt sich ja kombinieren, aber eben nicht auf Kosten (klingt vielleicht hart) der Gäste (sondern zeitlich versetzt). Die dürfen sich nämlich bitte nicht fühlen, als wären sie auf der Firmenfeier geduldet, sondern sollten im Mittelpunkt stehen. 

Teilen Sie klare Anweisungen, wie sich Ihr Team verhalten soll!

Das Paar, das vor mir auf die erste Mitarbeitergruppe (Vertrieb/Montage) stieß, ging zielstrebig auf einen der Herren zu, grüßte und bekam ein müdes “Guten Morgen Herr Soundso.” zurück. Der Besucher war also namentlich bekannt. Dennoch dauerte es viele viele zähe Sekunden und einen Satz zum Wetter bis der Vertriebsmitarbeiter mal einen Schritt aus dem Pavillon heraus macht und sich ein Gespräch ergibt. UNTER dem Pavillon standen weiterhin 4 Männer in adretten Hemden (mit Firmenlogo) an Stehtischen, untereinander tief ins Gespräch versunken. Dass nicht von Haus aus alle davon gesprächig sind, ist nicht das Problem. Die Grüppchenbildung schon. Schließlich sind wir hier nicht auf einem Schulhof und auch nicht in der großen Pause. 

Mir ist dieses Verhalten durchgängig aufgefallen. Auch beim Essen. Da waren zig Bierzeltgarnituren hübsch mit Blümchen und Mitteldeckchen in Firmenfarben aufgestellt und es zeigte sich überall das selbe Bild. Dass hier Teams gemeinsam Pause machen und essen. Aber das ist nicht der Punkt. Als allerdings am Tisch neben mir zwei Besucher und zwei Mitarbeiterinnen saßen und dann noch zwei weitere Firmenangehörige einfach dazwischen Platz nahmen, ohne auch nur die beiden Besucher so zu begrüßen oder anzusprechen wie man das auf jedem durchschnittlichen Fest üblicherweise tun würde, da wußte ich, dass niemand sich darüber im Klaren ist, wie unprofessionell dieses Verhalten wirkt. Vom schlichten Zunicken über “Ist da noch frei?” bis zum Beginn eines echten Gesprächs wäre alles m. E. legitim gewesen. Sich einfach zu setzen, als wären die beiden Besucher unsichtbar, allerdings nicht.

Wie gesagt, nicht jeder ist vom Typ her offen und eloquent. Wer technischer Zeichner oder Monteur geworden ist, will womöglich eben nicht so viel Kundenkontakt wie jemand, der im Außendienst seine berufliche Heimat findet. Es ist also wichtig, an einem solchen Tag, dem Tag der offenen Tür für Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, ein paar Tipps zu geben und auch Vorgaben zu machen. Auch, um es allen leichter zu machen, eine gute Atmosphäre zu schaffen. 

Ermutigen Sie Ihr Team dazu, sich aufzuteilen und verschiedene Perspektiven kennenzulernen

Eine solche Anweisung kann zum Beispiel sein, eine Zigarettenpause auch tatsächlich als solche zu machen (sich vom Geschehen entfernen) und nicht – nur weil wir draußen an der frischen Luft sind – am Stehtisch mit KollegInnen den Eindruck zu machen, als stünde man privat zusammen. Und das mitten im Geschehen. 

Die wichtigste Regel allerdings lautet: 

Nie mehr als zwei!

Es stehen nie mehr als zwei MitarbeiterInnen zusammen. 

Dadurch entsteht Bewegung. Sobald man mit Gästen im Gespräch ist, kann man entscheiden, ob beide Teammitglieder Mehrwert bieten können bzw. es die Situation hergibt oder ob einer sich aus dem neu entstandenen Dialog herausnimmt, um für die nächste Besucherin oder den nächsten Besucher da zu sein. Und sofern kein Gast bei einem ist, fängt man auch nicht an, Grüppchen zu bilden, sondern verteilt sich. 

Jedes Gespräch kann zu Verbesserungen und neuen Entwicklungen beitragen

Ausschwärmen lautet die Devise. Und sich aufteilen. Vertriebler und Buchhalterin zusammen, die Auszubildende und der Werkstattmeister, der Disponent und die Außendienstmitarbeiterin. So lernt jeder auch die anderen Perspektiven kennen, kann evtl. auch für die (potentielle) Kundin oder den langjährigen Kunden einen weiteren Anknüpfungspunkt oder eine neue Sichtweise geben und schließlich “ein Gesicht zur Telefonstimme”. 

Briefen Sie Ihr Team

Sich aufzuteilen und keine Grüppchen zu bilden, das sind durchaus Anweisungen für den Tag, die man geben kann. Nach 18 Uhr dann Ausklang nur mit dem Team, ein Bierchen, die Band, Familienangehörige, etc. Das wäre eine Möglichkeit. Nur während 8 Stunden Hausmesse, dem Tag der offenen Tür, verkaufsoffenen Sonntag oder der Eröffnungsfeier, bitte voller Fokus auf die Gäste. Jedes Gespräch dient der Kundenbindung, der Geschäftsanbahnung oder Imagebildung. Jeder Austausch kann lehrreich sein, jede Frage ein Anfang für neue Entwicklungen, jeder Hinweis Ausgangspunkt für Verbesserungen. 

Und wichtig immer und überall: Keine Vorannahmen treffen!

Und eins noch: Wenn Paare (Mann und Frau) kommen, bitte beim Erfassen am Empfang nicht automatisch davon ausgehen, dass die Frau “nur das Anhängsel” ist. Das ist wahrlich überholt. Sie ist womöglich mit dem Partner da, weil sie in einer ähnlichen Branche tätig ist und quasi Einzelgast oder sie ist die Geschäftsführerin des Lieferanten, die Sie noch nie gesehen haben. Sie könnte aber auch gar nicht Partnerin sein, sondern Kollegin aus demselben Unternehmen und eben nicht das “Plus 1”. 

Wenn Sie also die nächste Hausmesse oder einen Tag der offenen Tür planen, briefen Sie Ihr Team. Lassen Sie uns gemeinsam in einem Workshop erarbeiten, was für Sie und Ihr Unternehmen wichtig ist. 

Ihre

Sina Kistner

Zusammenfassung für den Tag der offenen Tür:

• Briefen Sie Ihr Team im Voraus und machen Sie deutlich, dass der Fokus auf den Gästen liegt.
• Teilen Sie klare Anweisungen, wie sich die MitarbeiterInnen verhalten sollen, um Bewegung und Austausch zu fördern.
• Ermutigen Sie Ihr Team dazu, sich aufzuteilen und verschiedene Perspektiven kennenzulernen.
• Betonen Sie die Bedeutung jedes Gesprächs und wie es zu Verbesserungen und neuen Entwicklungen beitragen kann.